How to call customer service in Japanese
お世話になっております。山田と申しますが、先月の請求の件でお電話しました。
o-sewa ni natte orimasu. Yamada to mōshimasu ga, sengetsu no seikyū no ken de o-denwa shimashita.
“Thank you for your service. My name is Yamada, and I'm calling about last month's bill.”
When: Your first line once a human answers
The moment
Your mobile bill in Tokyo is double what it should be, so you call the carrier's support line. You have to get past the automated menu, explain the charge, spell your name, and pin down what happens next.
B1 · Unit 3 · Practical adulting
The lines
Say who you are and why
Japanese service calls open with a formula, not a hello: 「お世話になっております」, your name with 〜と申しますが, then the topic with 〜の件でお電話しました. Saying it in one breath marks you as someone who knows the ritual.
お世話になっております。山田と申しますが、先月の請求の件でお電話しました。
o-sewa ni natte orimasu. Yamada to mōshimasu ga, sengetsu no seikyū no ken de o-denwa shimashita.
“Thank you for your service. My name is Yamada, and I'm calling about last month's bill.”
When to use it: Your first line once a human answers
What you’ll hear back: ご連絡ありがとうございます。担当の者におつなぎしますので、少々お待ちください。 go-renraku arigatō gozaimasu. tantō no mono ni o-tsunagi shimasu node, shōshō omachi kudasai. (Thank you for calling. I'll put you through to the person in charge, one moment please.)
Read the plan back
Before you hang up, repeat what was agreed with 「確認させていただきますが、〜ということでよろしいでしょうか。」 Japanese staff expect this read-back, and it quietly forces the agent to commit to a date.
確認させていただきますが、来週の火曜日にご連絡いただけるということでよろしいでしょうか。
kakunin sasete itadakimasu ga, raishū no kayōbi ni go-renraku itadakeru to iu koto de yoroshii deshō ka.
“Just to confirm: you will contact me next Tuesday, is that right?”
When to use it: The last thing you say before goodbye
What you’ll hear back: はい、その通りです。火曜日の午前中にこちらからお電話いたします。 hai, sono tōri desu. kayōbi no gozenchū ni kochira kara o-denwa itashimasu. (Yes, that's right. We'll call you Tuesday morning.)
Words for this scene
| Japanese | Romaji | English |
|---|---|---|
| オペレーターにおつなぎいただけますか | operētā ni otsunagi itadakemasu ka | Could you put me through to an operator? |
恐れ入りますが、オペレーターにおつなぎいただけますか。 Sorry to trouble you, but could you put me through to an operator? Tip: Menus usually hide the human option at the very end. | ||
| 山川の山に、田んぼの田です | yamakawa no yama ni, tanbo no ta desu | It's the 'yama' from yamakawa and the 'ta' from tanbo (rice field). |
山田です。山川の山に、田んぼの田です。 It's Yamada — the 'yama' from yamakawa and the 'ta' from tanbo. Tip: Explain each kanji with a common word; everyone does this. | ||
| お電話が少し遠いようなんですが | odenwa ga sukoshi tōi yō nan desu ga | I'm afraid the line is a little faint. |
すみません、お電話が少し遠いようなんですが、もう一度お願いできますか。 Sorry, the line seems a bit faint — could you say that once more? Tip: Blame the line, never the speaker; 聞こえません sounds blunt. | ||
Your objective
Explain the problem with your bill, give your name, and before you hang up, confirm what happens next and when.
- the problem with the bill
- your name
- what happens next and when
Lines that get it done
- お世話になっております。山田と申しますが、先月の請求の件でお電話しました。
- 確認させていただきますが、来週の火曜日にご連絡いただけるということでよろしいでしょうか。
In the live scene the objective stays on screen, and the Replay afterwards says whether you got it done.
Check yourself
1. The automated menu keeps looping. How do you ask for a human?
- 恐れ入りますが、オペレーターにおつなぎいただけますか。
- オペレーターに行ってもいいですか。
- 人をお願いします、機械はだめです。
- オペレーターをつないでください、早く。
Show the answer
恐れ入りますが、オペレーターにおつなぎいただけますか。
お〜いただけますか is the standard polite way to ask staff to do something for you.
2. You can barely hear the agent. What is the polite way to say so?
- お電話が少し遠いようなんですが、もう一度お願いできますか。
- 声が小さいです。大きい声で言ってください。
- あなたの日本語が聞こえません。
- うるさいので、あとでかけ直します。
Show the answer
お電話が少し遠いようなんですが、もう一度お願いできますか。
Japanese phone etiquette blames the connection rather than the other person's voice.
3. You want the agent to confirm they will call you back on Tuesday. Which does that?
- 確認させていただきますが、来週の火曜日にご連絡いただけるということでよろしいでしょうか。
- 火曜日に電話してください。忘れないでください。
- 火曜日に連絡してもよろしいでしょうか。
- 火曜日、たぶんお電話ですよね。
Show the answer
確認させていただきますが、来週の火曜日にご連絡いただけるということでよろしいでしょうか。
確認させていただきますが…ということでよろしいでしょうか reads the agreed plan back for confirmation.